Правительства всех стран мира требуют во время карантина работать из дома, поэтому компании начали крупнейший в мире эксперимент по переходу на удаленную работу. Этот переход в равной степени обусловлен желанием поддерживать непрерывность бизнеса, защищать работников и активно реагировать на региональные требования, которые меняются каждый день.
Для некоторых компаний переход прошел относительно просто благодаря распределенному характеру персонала и хорошим навыкам работы с цифровыми технологиями. Однако для других организаций это стало настоящим испытанием, так как они стремились быстро организовать работу персонала и защитить сотрудников, которым требуется постоянное физическое присутствие.
В 2018 г. компания Vertiv начала работу в сфере дистанционного управления персоналом. В интервью руководители отдела кадров Феликс Бейлер, Эрин Дауд и Крис Луи поделились своим мнением и результатами этого эксперимента, который резко нарастил обороты в 2020 г. из-за глобальной пандемии.
По словам господина Бейлера, путь Vertiv был основан не только на стремлении к непрерывности бизнеса, но и к улучшению баланса между работой и личной жизнью, который позволил бы обеспечить гибкость бизнеса, повысить производительность сотрудников и помочь удержать работников в конкурентной отрасли.
Неформально сотрудники подразделения глобальных бизнес-услуг (Global Business Services, GBS) получили возможность работать дома от одного до четырех дней в месяц во всех регионах и подразделениях. Сотрудникам же, чья работа возможна только при личном присутствии, разрешили обмен сменами для удовлетворения личных потребностей. Этот опыт пригодился, когда из-за рыночной ситуации в феврале госпоже Луи потребовалось ускорить темп перехода подразделения Vertiv в Азиатско-Тихоокеанском регионе.
Ниже приведены выводы, которые мы сделали и которые помогут вам в организации удаленной работы в вашей организации.
Узнайте мнение бизнес-подразделений об удаленной работе. Если ваша компания впервые начинает работать удаленно или масштабирует программу удаленной работы, госпожа Дауд рекомендует собрать сведения в разных подразделениях, даже если переход выполняется на высокой скорости. В компании Vertiv эту задачу выполнили бизнес-партнеры отдела кадров в виде семинаров, опросов и обзоров бизнес-потребностей. Ключевыми факторами, которые необходимо учитывать, являются требования бизнеса и клиентов, ключевые роли, характер выполняемых работ, региональные культуры и процессы, цифровые инструменты, непрерывность бизнеса, безопасность и многое другое.
Двигайтесь плавно в изменяющихся условиях. Компания Vertiv испытала программу работы из дома в офисе в Маниле, но глобальный медицинский кризис в этом регионе возник до того, как модель была развернута. Сотрудники отдела кадров госпожи Луи в Азиатско-Тихоокеанском регионе приложили все усилия, чтобы познакомить сотрудников с концепцией удаленной работы, начав с части региона в Северной Азии на китайский Новый год. Ее команда отслеживала государственные предписания, искала персонал, обеспечивала безопасность, предоставляла необходимые технологии и определяла, используют ли в подразделениях надежное дезинфекционное оборудование и процедуры. После получения одобрения правительства команда также должна была подготовить персонал к поэтапному возвращению на работу.
К счастью, компания Vertiv считается критически важной организацией по всему миру, в том числе в Китае, Индии и Северной Америке. Примерно через месяц удаленной работы 99 процентов сотрудников в Китае смогли вернуться в офис, но им все еще приходится носить маски и соблюдать многочисленные процедуры дезинфекции для обеспечения безопасности рабочей среды для коллег. Для перезапуска операций команда по обеспечению непрерывности бизнеса, в том числе президент северо-азиатского региона и руководители подразделений, каждый день проводит планирование критически важных задач.
Общайтесь с сотрудниками с эмпатией. Изменения из-за недавних событий оказались очень существенными. Они происходили каждый день, поэтому компании и сотрудники были вынуждены адаптироваться. Руководство Vertiv начало вести диалог на самом раннем этапе и часто, чтобы обеспечить, что сотрудники знают, что руководители обеспокоены их безопасностью и благополучием. По словам госпожи Луи, руководители проявили сочувствие и прозрачность в отношении изменений. Они упорно трудились, чтобы объединить команды и переориентировать их на работу, которую необходимо проделать. «Сохраняйте спокойствие. Не паникуйте, — сказала госпожа Луи. — Если вы позаботитесь о своих сотрудниках, они позаботятся о бизнесе. Покажите, что вы заботитесь о сотрудниках и как вы можете работать вместе для обслуживания клиентов».
Разработайте ценное предложение для сотрудников. Переход на удаленную работу может быть вызван кризисом, но является важным инструментом, помогающим привлекать, развивать и удерживать сотрудников в долгосрочной перспективе. Компания Vertiv рассматривает работу из дома как важный инструмент для привлечения и удержания персонала. По словам господина Бейлера, когда эта модель была развернута в Маниле, производительность выросла на 15 процентов, а отток сотрудников упал на треть.
Учитывайте профили при организации удаленной работы. Создание профилей для групп сотрудников поможет ускорить внедрение, поскольку для групп доступны репрезентативные инструменты и службы. Распространенными профилями являются руководители (у которых обычно другие потребности, такие как повышенная видимость и доступность в удаленной среде), выездные работники (которые теперь находятся дома), ИТ-специалисты (которым необходим безопасный доступ к ключевым системам и приложениям), а также персонал, взаимодействующий с клиентами.
Создайте набор инструментов для поддержки удаленной работы. Стандартизация процессов реализации, таких как адаптация, технологические пакеты и службы, поможет ускорить внедрение. Виртуальные рабочие места позволяют развертывать одно решение для множества сотрудников, благодаря чему ИТ-отдел сэкономит время и силы. Для быстрого перехода на новый уровень компания Vertiv разрешила сотрудникам брать оборудование домой и ускорила план внедрения программного обеспечения для совместной работы, чтобы все сотрудники могли использовать одинаковые инструменты повышения производительности.
Развивайте свою модель кадров. Многие компании внедрили облачные службы, такие как резервное копирование, аварийное восстановление и рабочий стол как услуга (DaaS) для обеспечения непрерывности бизнеса. Используйте такой же подход и для персонала. В компании Vertiv почти для каждого участника команды глобальных бизнес-услуг (GBS) существует резервный сотрудник, который прошел дополнительное обучение для выполнения аналогичных задач. Сотрудникам предоставляются различные ротационные задания. И если руководитель покидает организацию, компания ищет ему замену среди собственного персонала. Эта практика улучшает непрерывность бизнеса несколькими способами, одновременно поднимая моральный дух и повышая мотивацию персонала. «Мы перешли от привлечения внешних специалистов к развитию внутренних сотрудников», — сказал господин Бейлер.
Рассмотрите организацию управления изменениями. Любые значительные изменения в рабочих методиках будут вызывать определенное сопротивление. Это могут быть руководители, которые привыкли к личному взаимодействию с персоналом и клиентами. Разработайте полноценный план управления изменениями и коммуникаций, который учитывает все аспекты удаленной работы. Расскажите о новых процессах, средствах контроля и желаемых результатах, и сообщите о том, как устраняются инциденты или улучшаются процессы. Подразделение GBS компании Vertiv использует платформу коммуникации и совместной работы для связи менеджеров среднего звена и внутренних клиентов, которая позволяет проводить коллективные обсуждения, назначать приоритеты, совместно использовать ежедневные оценочные ведомости для ИТ-специалистов и составлять отчеты. Руководители чувствуют,— что их слышат, и могут увидеть, что работа продолжается в необходимом темпе, —а это повышает уровень заинтересованности.
Планируйте действия на случай возникновения проблем. По мере внедрения новых инструментов и методик будут возникать проблемы. Менеджеры, ИТ-специалисты и опытные сотрудники помогут решить проблемы с технологиями. Создайте листы с советами, делитесь рекомендациями по безопасности, увеличьте численность и время работы службы поддержки, а также сообщайте о сроках устранения неполадок, таких как проблемы с подключением.
Относитесь к работникам одинаково. В большинстве компаний есть сотрудники, которые должны присутствовать на работе, например работники и руководители производственных линий, сотрудники службы безопасности и отдела доставки, работу которых невозможно виртуализировать. Создайте единое для компании ценное предложение, заботясь об их безопасности и сообщая о своих действиях для защиты всех работников. Рассмотрите возможность применения средств и транспорта для тщательной очистки, обеспечьте чередование смен или организуйте дополнительные смены, разместите персонал на производственных линиях на безопасном расстоянии, контролируйте температуру, предоставляйте увеличенный больничный и принимайте любые меры предосторожности. В Сингапуре компания Vertiv чередовала рабочие дни команд A и B, выполняющих аналогичные задачи: одна группа работала в понедельник, среду и пятницу, а другая — во вторник и четверг, что позволило уменьшить число сотрудников на объекте. Это обеспечило резервирование и непрерывность бизнеса в случае, если кто-либо из сотрудников мог заразиться.
Учитывайте личные факторы. У сотрудников могут возникать трудности с балансом работы и личной жизни. Телефонные конференции с детскими голосами и лаем собак на фоне — это часть новой нормы. Проявляйте благосклонность, пока ваши сотрудники будут переходить на новые реалии. Менеджеры Vertiv проводят индивидуальные встречи с сотрудниками и иногда надевают веселые костюмы на видеоконференции, чтобы снять напряжение. Другие компании организовали виртуальные кофебрейки для повышения командного духа. «Люди сейчас очень напряжены, поэтому мы используем юмор при общении, чтобы поддерживать веселое расположение духа и снизить уровень стресса», — посоветовала господа Луи.
Будьте гибкими. В какой-то момент в будущем, когда кризис пройдет, компаниям придется пересмотреть модель удаленной работы. Новые процессы будут надежно отработаны, но вполне вероятно, что у сотрудников будет множество пожеланий, которые должны соответствовать бизнес-потребностям.
Мы в компании Vertiv ожидаем, что наши сотрудники, скорее всего, выберут баланс между удаленной и офисной работой, так как в недавнем опросе 63 процента сотрудников сообщили, что не хотят работать из дома на постоянной основе.
Одна из базовых потребностей человека — социальная связь с другими людьми. Когда мы переосмыслим будущее работы, нам потребуется сбалансировать достижение бизнес-результатов с помощью удаленных сотрудников и поддержание культуры общности и инклюзивности.
«В этом году мы переосмыслили то, как мы поддерживаем сотрудников, — говорит господин Бейлер. — Это касается не только ИТ-отдела. Это означает создание всей экосистемы удаленной работы. Компании должны обладать гибкостью, поскольку массовая дистанционная работа может стать долгосрочной моделью».
Госпожа Дауд согласилась с этим: «Часть рабочих задач, которые мы выполняем сейчас, не вернутся к тому, что было раньше. Произошла смена парадигмы, и теперь работа — больше не место, а скорее, способ существования. Это то, что мы делаем независимо от местоположения. В частности, наша работа заключается в том, чтобы обеспечивать, что сотрудники продолжают использовать эту концепцию, и поддерживать уровень взаимодействия и реагирования, которые необходимы компании».
Последний важный аспект заключается в том, что когда мы учим людей работать из дома, речь идет не о месте, а именно о «работе». Нужно помочь сотрудникам понять, что им требуется взаимодействовать с клиентами и другими работниками, что они заслуживают быстрого реагирования. Мы стремимся помочь сотрудникам адаптироваться к концепции «работа — это то, что я делаю, а не где я нахожусь».
