Política de Tratamiento de Datos Personales
VERTIV COLOMBIA S.A.S., en adelante VERTIV expide la presente Política de Tratamiento de datos personales, con base en lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como en las normas reglamentarias vigentes y aplicables en la materia.
- VERTIV, es una sociedad constituida mediante escritura pública No. 0120 del 19 de enero del año 1995 de la notaría 16 de Bogotá, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, el 23 de enero de 1995, bajo el no. 478333, del Libro IX, con matrícula mercantil No. 00629080 y NIT 800.252.589-9, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., en la Calle 100 No. 13 - 76 Piso 5 y correo electrónico Lizet.Perea@vertiv.com.
- ALCANCE. La política de tratamiento de datos personales es aplicable a cualquier registro de datos personales hecho por Vertiv Colombia S.A.S. en forma presencial, telefónica y/o virtual, incluyendo cualquier información que el titular ingrese por sí mismo a través de medios electrónicos o virtuales dispuestos por VERTIV.
- TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. VERTIV es el responsable del Tratamiento de los Datos personales de los titulares de los datos personales a los cuales VERTIV le efectúe dicho tratamiento, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 así como las normas vigentes y aplicables a dicha materia, cumpliendo las obligaciones y deberes que ello comporta. VERTIV podrá encargar el tratamiento a terceros quienes deberán seguir y acatar las políticas e instrucciones dadas por VERTIV verificando que actúen bajo los parámetros de Ley, con las responsabilidades que su calidad les impone, y con base en las instrucciones y políticas definidas por VERTIV las cuales deben ser acogidas para el tratamiento que se haga de los datos personales de las bases de datos de VERTIV.
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES. Adicional a lo anterior, VERTIV cuando trate datos personales de carácter sensible se circunscribirá estrictamente a lo determinado por los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012 así como lo contenido en los decretos reglamentarios vigentes y aplicables para la materia.
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES. VERTIV cuando trate datos personales referidos en el presente numeral se circunscribirá estrictamente a lo determinado por la Ley 1581 de 2012 como lo contenido en los decretos reglamentarios vigentes y aplicables para la materia.
- DEFINICIONES. (Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012)
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- FINALIDAD DEL TRATAMIENTO. Los datos personales de los titulares, y en general todo dato personal contenido en cualquier base de datos bajo
responsabilidad de VERTIV deben ser usados únicamente para los fines y propósitos establecidos por VERTIV en sus formatos de autorización, así mismo, el tratamiento de los datos personales se debe circunscribir a la finalidad y alcance contenida en la autorización entregada por los titulares de los datos personales en el marco de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios vigentes y aplicables y más específicamente en los principios contenidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. - AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. La autorización para el tratamiento de los datos personales esta circunscrita estrictamente a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, los derechos de los titulares, la finalidad establecida en la autorización, y la pertinencia y adecuación con dicha finalidad.
Así mismo, la autorización es una facultad que solo les compete a los titulares, la cual debe ser previa, expresa e informada conteniendo en ella la finalidad clara y expresa de dicha autorización. - FINALIDAD EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
- Clientes: El tratamiento de los datos se realizará para (i) El desarrollo de la relación comercial (ii) informar de manera directa o indirecta sobre nuevos productos, servicios, promociones, eventos y demás contacto con fines de mercadeo (ii) Informar sobre cambios en nuestros productos y servicios. iii) requerimientos, comunicación entre las partes y notificaciones (iv) Aquellas inherentes a los procedimientos internos de la empresa.
- Candidatos a Trabajadores: El tratamiento de los datos personales se realizará con el fin de adelantar todas las actividades y procesos de selección de personal y contratación de empleados para vincularlos laboralmente a la empresa.
- Empleados: El tratamiento de los datos se realizará para efectuar los procedimientos internos de la empresa propios de la relación laboral para el empleado y sus beneficiarios.
- Proveedores: Los datos recaudados de los empleados de nuestros proveedores se utilizarán para contactar y contratar productos o servicios que VERTIV requiera para el normal funcionamiento de su operación y para la adecuada dotación de sus proyectos y oficinas.
- Visitantes: El tratamiento de los datos se realizará con el fin de determinar de manera cierta la identidad de las personas que ingresan a las instalaciones de VERTIV por temas de seguridad de los empleados, bienes de la empresa y visitantes, facilitar el acceso a las distintas locaciones de VERTIV, realizar una adecuada gestión de riesgos que nos permita atender de manera oportuna emergencias que puedan afectar la integridad física de los visitantes, controlar, monitorear y registrar la información histórica de ingresos de personal y activos a las instalaciones. Así el tratamiento de videos para la seguridad de la empresa y del público en general.
- SEGURIDAD, CUSTODIA, TRANSPARENCIA, CALIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES. La empresa aplica las mejores prácticas y su mayor esfuerzo en la seguridad, custodia y confidencialidad de los datos personales de los titulares, verificando las excepciones legales para la entrega de los mismos a la autoridad y los casos pertinentes, todo lo anterior, con el más alto nivel de confidencialidad y seguridad.
VERTIV ha establecido un inventario de bases de datos por área, indicando el o los responsables de su custodia. Ha dispuesto de cámaras de video vigilancia con los respectivos avisos en los cuales se informa previamente a las personas que circulan en las oficinas de VERTIV serán grabadas para su seguridad y la de la Compañía. - ADMINISTRACIÓN DE LAS BASES DE DATOS. VERTIV administra las bases de datos para clientes, empleados, candidatos a trabajadores, proveedores y visitantes, las cuales son gestionadas por las respectivas dependencias de la empresa, para los fines establecidos en la presente política y los Avisos de Privacidad.
El tratamiento se efectuará conforme a los parámetros establecidos en la presente política, siempre bajo la respectiva confidencialidad y seguridad. - PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Los principios que orientan el tratamiento de los datos personales en VERTIV conforme el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, se relacionan así:
- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento está circunscrito solo y estrictamente a una actividad legal, relacionada con el objeto social de la empresa.
- Principio de finalidad: El Tratamiento efectuado por VERTIV siempre va a ser una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada previa y expresamente al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede efectuarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser verdadera, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido para todos los empleados de VERTIV el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento efectuado por VERTIV, esta garantiza los derechos de los Titulares a obtener en cualquier momento y sin restricciones, informando acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites de la naturaleza de los datos personales, así como de los contenidos en la Ley y la Constitución.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento dispuesto por VERTIV, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros vitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos personales en VERTIV que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
- DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES. Los titulares de los datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VERTIV o sus Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a VERTIV salvo las excepciones de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por VERTIV o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le han dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley vigente y aplicable para la protección de datos personales.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento VERTIV o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de VERTIV.
Así mismo, los derechos contenidos en la Constitución Política de Colombia, y las normas reglamentarias vigentes y aplicables de la ley 1581 de 2012.
- ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS. El Área responsable en VERTIV para la atención de consultas y reclamos referente al ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales de VERTIV es el área de Trade Compliance.
- PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES. Para el efectivo y adecuado ejercicio de los derechos de los titulares, referente a los procedimientos de acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales y de revocatoria de la autorización se atenderán por VERTIV a través del correo electrónico protecciondatospersonales@vertiv.com
Consultas:
La consulta será atendida por parte de VERTIV o por el Encargado del Tratamiento en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las normas que regulan la Protección de los datos Personales, podrán presentar un reclamo ante VERTIV o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a VERTIV o al Encargado del Tratamiento, con
Identificación del Titular,
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
Dirección (Física o electrónica), y,
Acompañando los documentos que se quiera hacer valer.Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda e informará de la situación al interesado.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento
- EVALUACIÓN Y CONTROL. El Staff de Gerencia junto con el Oficial de Protección de Datos desplegarán una supervisión y revisión semestral de lo establecido en el presente documento, dando cuenta del cumplimiento del mismo, así como de la ejecución de los aspectos establecidos para el tratamiento de las bases de datos. Como resultado de la evaluación, el Staff de Gerencia determinará si se considera necesario o no, tomar medidas para actualizar la presente política.
- COMPROMISOS. El Staff de Gerencia de VERTIV COLOMBIA S.A.S., se compromete a:
- El respeto y protección de los datos personales que recojan o manejen durante el desarrollo del objeto social de la empresa, así como a brindar los recursos, económicos y de personal, necesarios para mantener las políticas, procedimientos y medidas de seguridad definidos para el tratamiento de las bases de datos.
- De igual manera se compromete a desarrollar, implementar y velar por el cumplimiento de la política de tratamiento de base de datos.
- Poner en conocimiento al público y titulares de los datos la política de tratamiento de las bases de datos.
- Brindar educación a los empleados sobre la política y procedimientos de tratamiento a las bases de datos de la empresa.
- Las políticas y procedimientos son de obligatorio cumplimiento para todo el personal de la organización.
- VIGENCIA Y CUMPLIMIENTO
La presente Política es de obligatorio cumplimiento para todo el personal de la empresa, y entrará a regir a partir del 1 de marzo de 2018; mantendrá su vigencia indefinidamente, mientras la empresa desarrolle su objeto social, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal.
Las modificaciones a la presente Política se harán de forma escrita y su vigencia entrará a regir desde el momento en que se notifique vía e-mail a todos los empleados de VERTIV COLOMBIA S.A.S.
